مایکروسافت آفیس اجازه رمزگذاری اسناد آفیس و فایل‌های PDF را می‌دهد تا هیچ شخصی بدون رمز قادر به دسترسی به فایل شما نباشد. نسخه‌های جدیدتر آفیس از رمزگذاری امنی بهره می‌برند و شما با استفاده از یک رمز عبور قوی می‌توانید به امنیت فایل‌هایتان اطمینان کنید.

راهنمای زیر برای مایکروسافت ورد، پاورپوینت، اکسل و اکسس ۲۰۱۶ تهیه شده اما فرایند رمزگذاری اسناد در سایر نسخه‌های آفیس، چندان متفاوت نیست.

رمزگذاری مایکروسافت آفیس تا چه میزان امن است؟ 

قابلیت‌های رمزگذاری مایکروسافت آفیس در گذشته آوازه بدی داشتند. از آفیس ۹۵ تا آفیس ۲۰۰۳، قابلیت رمزگذاری آفیس بسیار ضعیف بود. اسناد رمزگذاری‌شده با آفیس ۲۰۰۳ به‌راحتی با نرم‌افزارهای قفل‌شکن رایج، قابل دسترسی بودند.

در آفیس ۲۰۰۷، مایکروسافت امنیت را جدی‌تر گرفت و به استفاده از سیستم پیشرفته رمزگذاری (AES) با کلید ۱۲۸ بیتی روی آورد. این سیستم به‌طور گسترده‌ای امن تلقی شده و حال می‌توان ادعا کرد که آفیس رمزگذاری قوی و قابل‌اطمینانی ارائه می‌دهد. در بررسی‌ها متوجه شدیم که قابلیت رمزگذاری فایل PDF هم از رمزگذاری ۱۲۸ بیتی AES استفاده می‌کند.

دو نکته مهم را باید مدنظر قرار دهید. نخست، تنها رمزهایی که کل سند را رمزگذاری می‌کنند، قابل اتکا هستند. در آفیس اجازه گذاشتن رمز برای ویرایش محدود یک فایل نیز امکان‌پذیر است. در این روش به افراد اجازه مشاهده سند داده شده اما افراد برای ویرایش نیاز به رمزعبور دارند. این نوع رمزگذاری به‌راحتی قابل دورزدن بوده و افراد می‌توانند اسناد را ویرایش کنند.

دوم، رمزگذاری آفیس تنها در صورتی کار می‌کند که از فرمت‌های مدرن اسناد مانند docx استفاده کنید. اگر سند خود را در فرمت‌هایی قدیمی مانند doc که سازگار با آفیس ۲۰۰۳ به قبل است، ذخیره کنید، آفیس از رمزگذاری ناامن آفیس ۲۰۰۳ استفاده خواهد کرد.

تا زمانی‌که فایل خود را در فرمتی مدرن مانند docx با گزینه Encrypt with Password رمزگذاری کنید، جای هیچ نگرانی نیست.

چگونه یک سند آفیس را رمزگذاری کنیم؟

برای رمزگذاری یک سند در ورد، اکسل، پاورپوینت و اکسل، ابتدا فایل را باز کنید. سپس روی منوی File در گوشه بالا و چپ صفحه کلیک کنید. در زبانه Info، روی دکمه Protect Document کلیک کرده و Encrypt with Password را انتخاب کنید.

در مایکروسافت ورد این دکمه Protect Document اما در پاورپوینت Protect Presentation و در اکسل Protect Workbook نام دارد و در اکسس مستقیما گزینه Encrypt with Password موجود است. سایر مراحل در این برنامه‌ها مشابه است. 

منبع:

https://www.zoomit.ir/2020/4/16/347516/how-to-password-protect-documents-with-microsoft-office/